Naar maximaal 20% administratieve lasten en minder regeldruk

De landelijke Regiegroep Aanpak Regeldruk vanuit het Integraal Zorgakkoord helpt landelijk om de administratieve lasten in de zorg te verlichten. Ook de NVZ Ontregel de zorg | NVZ-Kennisnet werkt aan de ambitieuze regeldruk doelstelling: in 2030 besteden zorgmedewerkers maximaal 20% van hun tijd aan administratieve lasten. Naast een cultuuromslag van verantwoorden naar vertrouwen en meer werkplezier in de zorg.

Werk vanuit vertrouwen en verander klein

Minder regeldruk en administratieve lasten bereik je niet in één keer, maar in kleine stappen. Het motto van Jeroen Bosch ziekenhuis om te ontregelen is: ‘kleine verandering, grote impact’. Ontregelen betekent oude gewoontes loslaten en ruimte maken voor nieuwe effectievere werkwijzen voor de patiënt. “We werken vanuit vertrouwen, en niet vanuit verantwoordingsdrift”, aldus Britt van Merrienboer, verpleegkundig leider (CNIO/CNO). Een ontregelsucces met als resultaat 60% minder administratielast is beter verslagleggen in het verpleegkundig dossier. Jeroen Bosch stapte af van de vrije tekstvelden en stapte over op gestructureerd eenduidig klinisch rapporteren met NANDA NIC NOC in eenheid van taal. 

Aanpassen DOS-protocol scheelt 100 uur     

Jeroen Bosch stelt jaarlijks vanuit subsidies ontregelaars aan. Zorgverleners krijgen extra tijd om een gekozen onderwerp te verbeteren, zoals een oud DOS-protocol actualiseren. Door eén verouderde standaard checkvraag los te laten uit dit protocol kregen verpleegkundigen 100 uur meer tijd per jaar bij de afdelingen interne geneeskunde en cardiologie. 

660 minder muisklikken per verpleegkundige per dag 

Jeroen Bosch registreert nu ook minder infuusnaalden. Eén registratie voor een infuusnaald kostte 11 muisklikken per verpleegkundige. “Dat lijkt misschien niet veel, maar met zoeken en kijken op het scherm ben je 2,5-3 minuten per keer bezig. We hebben de afweging gemaakt of goede zorg ook zonder deze registratie kan en dat bleek het geval. Dit scheelt nu per verpleegkundige 660 keer klikken per dag.” 

Geen triage voor oncologiepatiënten op SEH 

Oncologiepatiënten krijgen in Jeroen Bosch een passend beleid als zij thuis koorts krijgen na hun behandeling. Deze patiëntengroep kan nu zonder tussenstation op de SEH meteen naar de verpleegafdeling. “Het bleek mogelijk om de triage te verplaatsen naar de verpleegafdeling oncologie, waar de professionals direct met de hen bekende patiënten aan de slag gaan. Dat bespaart tijd en druk op de SEH én biedt veel meer comfort aan de patiënten.”   

Betere en veilige verslaglegging

Het Jeroen Bosch ziekenhuis startte als eerste ziekenhuis om de verpleegkundige verslaglegging in 2016 te verbeteren met de wetenschappelijke werkwijze van NANDA NIC NOC. Haaglanden MC volgde in 2020. Diverse ziekenhuizen pakken deze methode inmiddels ook op. Friso Raemakers werkt in het HMC als deskundige verpleegkundige verslaglegging. Hij is ook landelijk actief met NANDA NIC NOC. “Daarin staan geen vrije tekstvelden meer, maar werken we met gestructureerde verslaglegging. Twee elementen zijn van belang. We moeten ons houden aan een richtlijn uit 2022, waarin staat dat alle elementen uit het verpleegproces moeten terugkomen in de verpleegkundige verslaglegging. Daarnaast moet de gegevensuitwisseling intra- en extramuraal gecodeerd en gestandaardiseerd zijn.”

Meer werkplezier, klinisch redeneren en helft minder woorden

Door over te stappen op een eenduidige verpleegkundige rapportage stelde HMC als doel: “We willen een betere verpleegkundige rapportage en tegelijk verminderen van de administratieve lastendruk en daarmee verhogen van werkplezier”. HMC startte in 2022 en voerde gestructureerd verslagleggen in zorgplannen door. Inmiddels bereikt HMC de fase borgen en monitoren.

Hoeveel tijd besparen we? Friso: “Bij de rapportage typte je vroeger woorden. Met een gestandaardiseerde rapportages redeneer je in cijfers. Van gemiddeld 600-700 woorden per patiënt typen we er nu 300. Bij neurologie zelfs van 900 naar 200 woorden. Minder typen bespaart tijd, maar de andere manier van werken vraagt wel om beter klinisch redeneren en nadenken voordat je registreert. Maar dat hebben we liever dan tekst intikken.” 

IJsselland bespaart tijd mét patiënt

In het IJsselland ziekenhuis vroeg een verpleegkundige zich af: “Hoe kunnen we bij een toenemende zorgvraag met evenveel of minder mensen goede zorg blijven leveren?” Jolanda Egberink, projectleider en Jolien Hoogendoorn, VAR-lid en verpleegkundige vertelden hoe dit idee uitgroeide tot 10 uur minder administratieve lasten per week op één afdeling. En onverwachte extra successen zoals meer werkplezier, een kwalitatief betere anamnese en een snellere doorstroom van patiënten. IJsselland adviseert één tablet per afdeling in te zetten. 

“De verpleegkundige anamnese is een tijdrovende klus. Met een stopwatch hebben we gemeten dat elk gesprek een halfuur tot driekwartier tijd vraagt van de verpleegkundige. In de MDL-kliniek, met veel geplande opnames, werden elke week 20 gesprekken gevoerd. Dat zou minstens 10 uur tijd kunnen schelen. Een vragenlijst invullen kan de patiënt ook zelf, was het idee. We werkten dit uit in een projectplan met alle aspecten van het idee. Ook kregen we een landelijke subsidie bij Ontregel de Zorg.” 

80% patiënten vult anamnese digitaal in, kortere wachttijd SEH

Dit simpele idee werd een landelijke successtory: patiënten krijgen 3 dagen vóór opname een e-mail met het verzoek om in hun portaal de verpleegkundige anamnese in te vullen. Vlak van tevoren volgt eventueel een herinnering. “Uit metingen blijkt dat 80% digitaal wordt ingevuld – ook door ouderen! Die hebben er tijd voor”, aldus Jolanda. Toen dit werkte, breidden we de werkwijze uit naar andere afdelingen en de SEH. De patiënt zit daar vaak te wachten en kan alvast op een tablet de anamnese invullen. “SEH-verpleegkundigen waren bang dat het meer werk voor hen zou opleveren. Maar doordat de anamnese voortijdig aanwezig is, kan een patiënt eerder naar de verpleegafdeling met een capaciteitswinst voor de SEH.”

Patiënt tevreden met digitale anamnese, verpleegkundigen meer zorgtijd

Jolien is blij met de digitale anamnese door de patiënt. “Het levert ons tijd op die we kunnen steken in acties uitzetten voor de patiënt, of een gesprek met de patiënt.” Patiënten zijn tevreden omdat zij sneller naar de kliniek kunnen. Voor collega’s van Nazorg is het fijn: bij opname is al veel informatie bekend voor thuiszorg na ontslag. De zorg rond ontslag is hierdoor sneller en passender.

Wil je meer weten over ontregelen, de komende landelijke bijeenkomsten en inspirerende voorbeelden? Of heb je een vraag? Meld je aan voor Ontregel de zorg | NVZ-Kennisnet.