Toestemming geven met één druk op de knop, bij het Spaarne Gasthuis kan dat al

Gebruiksvriendelijk

Martijn Mallie is de programmamanager Mitz voor VZVZ, de organisatie die de online toestemmingsvoorziening ontwikkelde. "Bij de ontwikkeling hadden wij twee belangrijke uitgangspunten. Ten eerste moest het voor patiënten maximaal gebruiksvriendelijk zijn. Zo simpel en transparant mogelijk, voor een zo groot mogelijke groep direct toegankelijk. Op die manier kwamen we op het concept van een groene, een rode en een gele knop, waarbij je als patiënt de toestemmingskeuzes letterlijk met één druk op de knop kunt regelen." 

Het tweede uitgangspunt was het ontzorgen van de zorgaanbieder. Ook dat is gelukt. Mallie: "En als je dan een oplossing biedt die gebruiksvriendelijk is en waar zorgverleners vertrouwen in hebben, dan wordt er ineens heel hard aan getrokken." Volgens Mallie hebben inmiddels zo’n twintig ziekenhuizen stappen gezet om de koppeling met Mitz in hun epd in te laten bouwen.

Koploper

Het Spaarne Gasthuis bleek daarbij de koploper. Edith van der Burgh, manager Functioneel Beheer en Epic-directeur van het Spaarne Gasthuis legt uit hoe dat ontstond. "Wij hadden een regionaal toestemmingsportaal, dus wij legden de toestemming eigenlijk al buiten onze organisatie vast. Onze RSO (Regionale Samenwerkingsorganisatie voor gegevensuitwisseling) Connect4Care heeft daarop de eerste contacten met VZVZ gelegd om te kijken hoe we die transitie van het regioportaal naar Mitz konden vormgeven." 

In eerste instantie leek het erop dat de connectie tussen Mitz en Epic, het epd van het Spaarne Gasthuis, niet optimaal zou werken. Dus heeft één van de informatiearchitecten van het ziekenhuis samen met VZVZ naar een nieuw ontwerp voor de koppeling gekeken. Van der Burgh: "Daarop ontstond bij ons het idee: als wij het ontwerp zo ongeveer geschreven hebben, moeten we ook de koploperspositie in de implementatie pakken."

Hele werkproces betrekken

Haar collega Angelique Super, product owner bij het thema Zorg, vertelt dat er nauw is samengewerkt met ziekenhuizen die hetzelfde epd gebruiken: "De code is gezamenlijk ontworpen en bij ons geschreven en getest, maar wordt later ook door alle andere Epic-ziekenhuizen gebruikt om aan te sluiten op Mitz." Het Spaarne Gasthuis werkt op dit moment het implementatieplan voor Mitz nog verder uit. Dat stappenplan zal ook met de andere ziekenhuizen gedeeld worden. 

Super: "Je hebt bij de inrichting van de toestemmingsprocedure te maken met twee dingen. Ten eerste met de techniek: je moet zorgen dat de toestemming van de patiënt wordt vastgelegd in Mitz in plaats van, als voorheen, in het regioportaal. Maar je moet ook opnieuw kijken naar het werkproces. Dat hebben we gedaan met een gebruikersgroep van verpleegkundigen, een arts, een doktersassistent, de receptiemedewerkers en de afdeling Voorlichting, die heel veel patiëntvragen behandelt. We hebben alle gegevensuitwisselingsstromen en protocollen bekeken. De gebruikersgroep keek ook mee met het trainingsmateriaal dat ontwikkeld werd. 

Dat was een mooie samenwerking tussen het huis en de ICT-afdeling. Die is in dit project heel succesvol geweest en een voorbeeld van hoe we volgende projecten gaan aanpakken. Je zou kunnen zeggen dat er, als het gaat om functionele inrichting, echt sprake was van co-creatie."

Communicatie

Naast het implementatieplan zorgde het Spaarne Gasthuis voor een communicatieplan bij de invoering van Mitz. Ook dat wordt gedeeld met partners. Van der Burgh: "We hebben afgesproken dat we extern pas echt campagne gaan voeren als alle regiopartners aangesloten zijn, ook de streeklaboratoria. Binnen het ziekenhuis zijn we in december gestart met steeds kleine stukjes informatie. Bijvoorbeeld over wat Mitz precies is. Of over de updates van protocollen." Ook maakte het Spaarne Gasthuis gebruik van superusers: medewerkers die op de werkplek hun collega’s ondersteunen bij het gebruik van Mitz. En er is op het intranet een Mitz-pagina te vinden. 

Patiënten werden via verschillende kanalen op de hoogte gesteld. Via een brief, email of de website van het ziekenhuis, maar ook met behulp van een melding bij het inloggen op het patiëntenportaal. Het Spaarne Gasthuis monitort voortdurend de stroom vragen van patiënten aan bijvoorbeeld de Mitz-helpdesk bij VZVZ of de eigen afdeling Voorlichting en past zo nodig de informatie aan.

Standaardinformatie

Programmamanager Mallie vertelt dat het standaard communicatiemateriaal dat VZVZ biedt over Mitz ook heeft bijgedragen. "De informatie die nu op de website van het Spaarne Gasthuis staat over toestemming, hebben wij grotendeels verstrekt. We ontzorgen de zorgaanbieders door het leveren van verschillende Mitz-folders, bieden voorbeeldteksten voor patiëntbrieven en lezen mee waar nodig. Bijvoorbeeld over het gebruik en de effecten van toestemming geven. De patiënt wordt daarbij meteen verwezen naar de website van Mitz (MijnMitz.nl) voor meer informatie en om de toestemmingskeuze vast te leggen. Een ziekenhuis hoeft daarvoor dus niet zelf een websitepagina in te richten en actueel te houden. Als het nodig is kan de patiënt bellen met de informatielijn van Mitz. Dan wordt alles nog eens rustig uitgelegd."

Gemak

Patiënten van het Spaarne Gasthuis merken nu vooral het gemak dat ze met één druk op de knop de toestemming voor de hele zorg kunnen regelen, zegt Mallie. Voorheen moest dat apart voor het ziekenhuis, de apotheek, de huisarts en andere zorgverleners. "Soms moest je er zelfs fysiek naar toe om aan te geven dat jouw zorginformatie gedeeld mag worden." Hij wijst op twee andere handigheidjes van Mitz. "Mitz biedt ook een zogenaamde ‘raadpleeg’-knop. Mocht je onverhoeds opgenomen worden op de Spoedeisende Hulp en je hebt je toestemming nog niet geregeld, dan kun je tijdelijk inzage geven in de gegevens van de huisarts en apotheek. Na 72 uur vervalt die toestemming dan automatisch. En er is een ‘Samen naar Mijn Mitz-knop. Daarmee kunnen zorgverleners toestemming van de patiënt vastleggen op het moment dat deze tegenover hem in de spreekkamer zit. Dan zijn de gegevens van de huisarts bijvoorbeeld, meteen beschikbaar. Vroeger moest de patiënt dan terug naar de huisarts om dat te regelen."

Poli-apotheek

Het Spaarne Gasthuis heeft ervoor gekozen om die laatste functionaliteit nog niet te activeren. De reden daarvan is dat de poli-apotheken hebben aangeboden om patiënten bij het gebruik van Mitz te ondersteunen. Dat doen zij tegen een kleine vergoeding. Van der Burgh: "Daarmee wordt meteen een tweede probleem omzeild: om de ‘Samen naar mijn Mitz’-knop te gebruiken moet de zorgverlener een UZI-pas hebben. Niet alle zorgverleners hier hebben die pas." 

Breder dan techniek

Wat zouden Van der Burgh en Super mee willen geven aan andere organisaties die voor de implementatie van Mitz staan? Angelique Super: "Richt je projectteam niet alleen op de techniek maar zorg dat er ook andere disciplines vertegenwoordigd zijn. En kijk naar de impact buiten het projectteam. Klein voorbeeld: als je besluit om grote groepen patiënten aan te schrijven, dan moet er ook iemand zijn om die brieven uit te printen en in een envelop te stoppen. Of zorg dat er extra bemensing is voor de afdeling Voorlichting op het moment dat Mitz live gaat. Daar moet je echt een goed plan met resourceplanning voor maken. Dus kijk breder dan de techniek, kijk naar het hele proces."   

Meer weten of zelf je toestemming regelen? Ga naar MijnMitz. 

De NVZ organiseert een implementatiecafé over de invoering van Mitz in het Spaarne Gasthuis. Daar geven Edith van der Burgh en Angelique Super een presentatie over hun ervaringen. Deelnemers kunnen vragen stellen en hun eigen ervaringen delen. Het implementatiecafé vindt plaats op 22 april van 12.00-13.00 uur. Het definitieve programma volgt nog, maar aanmelden kan nu al!