Ontregelen met de Lorenz-compliancetool: regels en risicomanagement in zicht

Motor voor verandering

De Lorenz compliancetool helpt zorginstellingen om grip te houden op actuele wet- en regelgeving en ondersteunt bij het proactief managen van interne processen. Erica de Loos, coördinator Lorenz-compliancetool voor risicomanagement en Ontregel de Zorg, presenteerde de nieuwste ontwikkelingen en inzichten. Haar boodschap: “Ontregelen is geen doel op zich, maar een middel om ruimte te creëren voor betere kwaliteit van zorg en werkplezier. Minder regeldruk en administratieve lasten kun je in alle transformatiethema's integreren: arbeidsmarkt, digitale zorg, duurzaamheid, passende zorg en preventie."

De NVZ geeft in Lorenz maandelijks een overzicht van de nieuwe, gewijzigde en vervallen wetten, regels en professionele standaarden. Professionele standaarden zijn richtlijnen, handreikingen, leidraden, normen, kwaliteitsstandaarden en andere kwaliteitsdocumenten die beroepsgroepen zelf hebben opgesteld. Alle medewerkers van zorginstellingen (NVZ, NFU, ZKN) hebben toegang tot Lorenz via hun instellingsportaal. In de Lorenz-database staan de 2.500 wetten, regels & professionele standaarden die gelden voor zorginstellingen, overzichtelijk weergegeven per afdeling of discipline. Dat geeft houvast bij  integraal risicomanagement en de bedrijfsvoering. Maar het is ook een handig hulpmiddel om te ontregelen. Erica de Loos: “Ga samen met collega's na of een regel of administratielast waar je tegenaan loopt wel bestaat en zinnig is, of eigenlijk niet nodig en kan stoppen. Of misschien wel slimmer kan?” 

VieCuri en Anna Zorggroep gebruiken Lorenz voor hun integraal risicomanagement en ontregelactiviteiten. In de bijeenkomst van 23 september deden ze uit de doeken hóe.

Praktijkvoorbeeld VieCuri 

Armanda Heijneman (coördinator medische technologie), Corin Lommen (manager kwaliteit en veiligheid) en Lara Voermans (compliance officer MICT) van VieCuri Medisch Centrum, lieten zien hoe Lorenz wordt ingezet in het ziekenhuis. De automatische toegangslink naar Lorenz is voor alle medewerkers toegankelijk via intranet, het Windows-startportaal en Zenya. VieCuri zet Lorenz in om interne protocollen in Zenya te actualiseren op basis van gewijzigde en nieuwe medische richtlijnen en om als betrouwbare referentie te dienen voor evidence based protocollen. Een multidisciplinaire leesgroep screent ieder kwartaal de overzichten met nieuwe, gewijzigde en vervallen regels en richtlijnen om na te gaan wie geïnformeerd moet worden dat protocollen mogelijk moeten worden aangepast. De hele organisatie wordt betrokken: raad van bestuur, CMS, directie, sectormanagers, teamleiders, commissies en werkgroepen en allerlei functionarissen. Contactpersonen van de afdeling kwaliteit en veiligheid bespreken wijzigingen ook tijdens de kwartaalgesprekken met de afdelingen. VieCuri is integraal risicomanagement aan het doorontwikkelen. Hierbij onderscheidt het risicomanagement op acht domeinen, laat deze afbeelding zien:

Afbeelding: Integraal risicomanagement in VieCuri Medisch Centrum 

Lorenz helpt om zicht te krijgen op actuele regelgeving per afdeling en eventuele risico's in zicht te krijgen. Bijvoorbeeld rondom informatiebeveiliging en de NEN 7510 wordt kortcyclisch gemonitord met behulp van Lorenz welke wijzigingen in richtlijnen er zijn en wordt vastgelegd hoe dit in de organisatie is geborgd. “We hebben steeds eerder in beeld welke wijzigingen er zijn in landelijke regels en welke aanpak in onze processen nodig zijn om de zorg te ondersteunen. Zonder extra regeldruk.” 

Praktijkvoorbeeld Anna Zorggroep

Aranka Zondag (manager strategie, kwaliteit en innovatie) van Anna Zorggroep, presenteerde hun innovatieve AI-pilot ‘AnnaLytics'. AnnaLytics wordt ontwikkeld om intern protocollen te actualiseren op basis van gewijzigde richtlijnen die Anna Ziekenhuis via Lorenz in zicht krijgt. Anna Zorggroep won in 2025 een Dragons’ Den-pitch om hun idee uit te voeren in een pilot. De organisatie IG&H helpt bij het ontwikkelen van het AI-platform AnnaLytics. 

Vanuit de IZA-transformatieplannen zet Anna in op digitaliseren en ontwikkelen van AI-tools. Protocollen beheren en actualiseren kost zorgverleners veel administratietijd: ongeveer acht uur per protocol per jaar. Aranka Zondag: “Er zijn meer dan 7.000 protocollen die we beheren als ziekenhuis, waarvan 20% jaarlijks wijzigt. Met AnnaLytics willen we inzetten op drie doelen om gewijzigde richtlijnen makkelijker te actualiseren voor een goede kwaliteit van zorg.”

Deze doelen zijn:

• Vergelijk: Analyseert verschillen tussen oude en gewijzigde richtlijnen met AI
• Vind: AI spoort protocollen op die aangepast moeten worden
• Verander: AI doet een voorstel voor protocolwijzigingen en de zorgverlener checkt het voorstel

Via een intern dashboard kun je zien hoe de workflow van een protocol loopt en welke status een protocol heeft. Zo is het proces transparant voor iedereen. Protocollen zijn eerder up-to-date met minder handmatig werk. Bovendien helpt AI de zorgverleners om wijzigingen in richtlijnen te traceren. Eigenlijk is het een extra vangnet om fouten te helpen voorkomen. Samengevat verwacht Anna drie belangrijke resultaten:  

• Tot 9.200 uur minder administratieve lasten per jaar voor de zorgprofessionals
• Snellere en accuratere updates van interne protocollen voor de kwaliteit van zorg
• Meer tijd en werkplezier voor directe patiëntenzorg

AnnaZorggroep zet de Dragon's Den-pilot gefaseerd in door een uitrol op pilotafdelingen in te zetten met een agile-aanpak. Als het voor het hele ziekenhuis werkt, zijn de resultaten in een roadmap (zie afbeelding hieronder) landelijk uit te rollen, in samenwerking met IG&H, Zenya en de NVZ.

Samen leren, samen verbeteren

De 18e Lorenz-bijeenkomst onderstreepte hoe samenwerking tussen de praktijk van zorginstellingen, technologie, beleid en wetenschap leidt tot concrete verbeteringen in de patiëntenzorg. De Lorenz-kennisgroep blijft een belangrijk platform voor het delen van inzichten, tools en updates.

Meer weten?

Volg de ontwikkelingen op NVZ Kennisnet: Lorenz-compliancetool voor risicomanagement. Daar staan onder meer de maandelijkse overzichten nieuwe, gewijzigde en vervallen regels en de presentaties van bijeenkomsten. Lorenz komt voort uit de pilot van de ziekenhuizen Zuyderland, Amphia, Rijnstate, en Maastricht UMC+. De NVZ nam Lorenz eind 2019 van hen over om alle zorginstellingen snel overzicht te bieden in de landelijke regels voor de zorg.