Ontregelen en risicomanagement met Lorenz

Medewerkers van NVZ, NFU en ZKN-organisaties hebben toegang tot de Lorenz compliancetool voor risicomanagement | NVZ om snel te zien welke >2.500 wetten, regels en professionele standaarden er zijn of wijzigen per afdeling. 

Maandelijkse update 

Nieuw is dat de NVZ vanaf nu iedere maand een landelijke centrale rapportage gaat publiceren van alle nieuwe, gewijzigde of vervallen wetten, regels en professionele standaarden. Gebruikers krijgen bericht zodra de rapportage klaarstaat via de Lorenz-groep op NVZ-Kennisnet en kunnen deze vervolgens downloaden en bewerken voor hun eigen organisatie en afdelingen. Dit ondersteunt proactief risicomanagement, maar helpt ook bij intern ontregelen. Want om te ontregelen moet je weten welke actuele beleidsregel bij een werkwijze of administratieve last hoort, of wanneer deze er juist niet is. 

Aanpak Martini Ziekenhuis

Mirjam van Almelo, manager audit en risicomanagement vertelde hoe het Martini Ziekenhuis het integraal risicomanagement op een hoger niveau heeft gebracht ten aanzien van de naleving van wet- en regelgeving. “Er was centraal nog weinig overzicht. We startten intern met navragen in de verschillende domeinen hoe men omging met werken volgens wet- en regelgeving. De reacties liepen uiteen van ‘dat weet ik eigenlijk niet in detail’ tot ‘je hoeft je geen zorgen te maken, dat is wel geregeld’. Om meer overzicht en inzicht te krijgen wilden we eigenaarschap decentraal versterken, maar medewerkers wél ondersteunen en tegelijkertijd centraal meer zicht krijgen om risico's te kunnen afwegen.”    

Goede voorbeelden

"We zochten naar de balans tussen verantwoorden en vertrouwen om voor onze interne bedrijfsvoering grip te krijgen op actuele wet- en regelgeving en professionele standaarden." Maar hoe doe je dat? Werk je decentraal vanuit documentbeheer, of centraal vanuit risicomanagement? Of werk je via een coördinatiegroep voor interne audits? Voor het antwoord namen ze contact op met Zuyderland, Rijnstate en Groene Hartziekenhuis die in eerdere Lorenz-bijeenkomsten hun goede voorbeelden deelden. "Zo kwamen we tot een passende werkwijze voor het Martini Ziekenhuis, die we stapsgewijs invoeren door te implementeren, evalueren en bij te stellen waar nodig. ‘Trial en error’ dus.”  

Button op startscherm  

Van Almelo vervolgde: "We kozen voor twee sporen: decentraal faciliteren we de (centrale) Lorenz rapportage met nieuwe, gewijzigde en vervallen regelgeving. Centraal stellen we het overzicht samen en beoordelen we de wijzigingen met een multidisciplinaire groep waar ook een jurist aan deelneemt. Om alle medewerkers in Martini toegang te geven tot de Lorenz compliancetool plaatsten we de NVZ Lorenz-button met logo op het Windows-startscherm. Ook op intranet communiceren we over Lorenz. We werken samen met het management en de raad van bestuur om risicomanagement verder uit te werken."

Waarderend risicomanagement bij Deventer ziekenhuis

Kwaliteitsadviseur Dianne van den Noort vertelde hoe het Deventer ziekenhuis een cultuuromslag maakte van traditioneel risicomanagement naar waarderend risicomanagement. De omslag ontstond in 2020 na goede ervaringen met interne audits vanuit Appreciative Inquiry. Het ziekenhuis integreerde Appreciative Inquiry in haar risicomanagementbeleid. En vraagt medewerkers naar het meest ideale en realistische proces, en de randvoorwaarden daarbij, om de beste patiëntenzorg te leveren. 'Hoe ziet dit eruit als jij zelf, of jouw moeder of andere naaste, deze zorg nodig heeft?'

GRIP-sessies

Om risicomanagement onderdeel te maken van de dagelijkse praktijk richtte het Deventer ziekenhuis zogenaamde GRIP-sessies in voor medewerkers:   

1. Risicomanagement is een Gewoon onderdeel van je werk, 
2. waarbij de Randvoorwaarden op orde moeten zijn, 
3. waarbij we Investeren in tijd om 
4. met een Positieve beleving aan de gestelde doelen te blijven werken.  

GRIP-sessies kun je inzetten voor alle mogelijke organisatieprocessen, licht Van den Noort toe. "Je kunt denken aan de patiëntenzorg, ICT-processen en nieuwe apparatuur en kwaliteitsmanagement. Maar ook voor procesevaluaties. Door ambities en randvoorwaarden vooraf multidisciplinair vast te stellen, voorkom je brandjes blussen achteraf. Eén van de vragen die onderdeel is van GRIP-sessies is ‘wat doen we nu en draagt niet bij aan onze ambitie?’. Op die manier is ontregelen een onderdeel van waarderend risicomanagement."

Goede dialoog

In 2024 hield het Deventer ziekenhuis zo'n 20 GRIP-sessie van anderhalf à twee uur. Om een goede dialoog over een proces te kunnen houden, nemen aan een GRIP-sessie maximaal 10-15 medewerkers deel. Een bredere groep medewerkers ontvangt voorafgaand aan de sessie een vragenlijst. "Die uitkomst van de vragenlijst gebruiken we als praatplaat om de sessie te starten. Afdelingen vragen steeds vaker naar een GRIP-sessie om hun processen in te richten en te verbeteren."

Omtalen

Wat bijdroeg aan het succes van waarderend risicomanagement, was ‘omtalen’. Zo heet ‘angst voor of een risico op een cyberaanval’ nu ‘cyberweerbaar zijn’. Van den Noort: "Mensen denken bij ‘in control zijn’ dat je alles in beton moet gieten. Maar soms moet je het touw laten vieren. Met GRIP-sessies maken we de stap van ‘moeten’ naar ‘willen’ en dat spreekt aan. Bij ‘moeten’ - het traditionele risicomanagement - ervaar je onbewust stress en maak je het stresshormoon cortisol aan. Bij ‘willen’ richt je je op waar je naartoe wilt, dat levert een positief gevoel op: je maakt dan het knuffelhormoon oxytocine aan.” De GRIP-methodiek is ook onderdeel van het jaarplan bij het Deventer ziekenhuis en ondersteunt de bedrijfsvoering, doordat het deel uitmaakt van bestaande processen. 

Meer informatie

De presentaties van deze bijeenkomst en de gewijzigde landelijke regels per maand zijn te vinden op het NVZ-Kennisnet Lorenz compliancetool voor risicomanagement. Voor vragen over landelijke regels in Lorenz kun je mailen naar Lorenz@nvz-ziekenhuizen.nl. Algemene informatie staat op Lorenz compliancetool voor risicomanagement | NVZ.