NVZ-leden aan de slag om regeldruk te halveren

Recent onderzoek van Nivel toont het verband aan tussen minder registratielast en meer werkplezier. Het ministerie van VWS en de zorgpartijen ambiëren in de zorgakkoorden om de administratietijd per 2030 voor zorgverleners te halveren naar maximaal 20% van de werktijd. Hiervoor is een cultuuromslag nodig waar vertrouwen en meer werkplezier voorop staan. “Er gebeurt al van alles op het gebied van ontregelen. Alleen maken we dat niet altijd zichtbaar in concrete resultaten en we noemen het beestje nog niet altijd bij de naam”, aldus Erica de Loos, ontregelportefeuille bij NVZ. “Zet daarom je ontregelbril op en word een ontregeldetective in je eigen organisatie. Ontregelen is onderdeel van alle zorgthema's, programma's en projecten. Maak het een vast criterium, net zoals ook kosten en inzet personeel. Maak administratielast en werkplezier zichtbaar in duurzaamheid, passende zorg, digitale zorg en telemonitoring. Ontregelen kun je overal infietsen en doe je vaak al via lean six sigma, continu verbeteren en zorgpaden.” 

“Ontregelen kun je overal infietsen”

De NVZ neemt deel aan twee landelijke Doorbraakprojecten om praktijkvoorbeelden op te schalen: Zinvol Registreren (ZIRE) op de IC en aanpak van Verkeerde bedden. In 2026 nemen zeven koplopers deel aan ZIRE. Vanaf 2027 kunnen alle NVZ leden meedoen. Verkeerde bedden is in de opstartfase om regio's te werven. Daarnaast werkt NVZ met de msz-partijen en ZN vanuit de regiegroep Aanpak regeldruk aan de administratielast voor machtigingen en aanvullende verklaringen door jaarlijks een top 10 op te stellen (reacties welkom, zie onder).

In mei en juni 2026 vond de Veldbevraging door Berenschot plaats. Zorgprofessionals uit ziekenhuizen gaven input op de vraag: als je maximaal 20% van je tijd aan zinvol administreren mag besteden, wat doe je dan nog wel, en wat niet meer? De aanbevelingen uit deze veldbevraging in zeven ziekenhuizen volgt in het najaar 2026. “Wachten op de aanbevelingen hoeft niet. Je kunt vandaag ook zelf beginnen met schrappen door je af te vragen: van wie moet dit wat ik doe?”, tipt Erica de Loos. 

Wat veel administratie- en uitzoektijd scheelt, is het gebruik van de landelijke Vilans protocollen voor voorbehouden en risicovolle handelingen. Steeds meer NVZ-leden, waaronder Treant, ontdekken dat dit veel tijd voor intern documentbeheer scheelt, tot minder fouten leidt en de kwaliteit van zorg verbetert. 

Treant: kleine ontregelstappen voor groot verschil in werkplezier 

Sanne Ottens, voorzitter council kwaliteit van zorg en lid VVSB van Treant, ging in op de vraag hoe je ontregelt zonder het zo te noemen. “We wilden een cultuur waar professionals meer zeggenschap hebben. Om daar te komen, is onze aanpak: kleine stappen zetten, om een groot verschil te maken.”

Treant heeft de zeggenschap van verpleegkundigen en verzorgenden organisatiebreed verankerd. Het Verpleegkundige en Verzorgende Stafbestuur (VVSB) vormt hiervoor de basis en werkt met vier councils: kwaliteit van zorg, onderzoek & EBP, professionele ontwikkeling en digitalisering & technologie. Deze councils verbinden de verpleegkundige beroepsgroep met de organisatie en geven verpleegkundigen en verzorgenden invloed op beleid, innovatie en kwaliteitsverbetering. In de dagelijkse praktijk nemen zij via kortcyclisch verbeteren bovendien zelf het initiatief om de zorg continu te verbeteren. Ideeën worden laagdrempelig opgehaald via bijvoorbeeld posters. Daarnaast maken sommige afdelingen in pilot nu gebruik van het takenbord in Teams om actueel bij te houden hoe de voortgang per actie is en wie de actie oppakt. "We zien nu dat dit leidt tot meer zichtbaarheid, zeggenschap en persoonlijk eigenaarschap,” aldus Sanne Ottens.

Om goed in kaart te brengen waar de tijd van verpleegkundigen naartoe gaat heeft Treant ook kritisch gekeken naar het aantal werkgroepen op de klinische afdelingen. Hierdoor werd op één afdeling het aantal werkgroepen zelfs teruggebracht van 38 naar 4. Medewerkers besteden daardoor minder tijd aan vaste overleggen en er ontstaat meer ruimte voor het daadwerkelijk verbeteren van de zorg. Medewerkers die energie krijgen van verbeteren, kunnen die tijd nu besteden aan concrete verbeterinitiatieven. Dat vergroot niet alleen het eigenaarschap, maar ook het werkplezier.

“We zien dat ontregelen leidt tot meer zichtbaarheid, zeggenschap en persoonlijk eigenaarschap.”

Treant ontwikkelde daarnaast een verpleegkundig dashboard om de kwaliteit van zorg in beeld te brengen. Deze dashboards hangen zichtbaar in de teampost op de afdelingen en ondersteunen verpleegkundigen bij het klinisch redeneren. De dashboards maken inzichtelijk welke kwaliteitsindicatoren relevant zijn en stimuleren verpleegkundigen om bewust af te wegen welke registraties daadwerkelijk waarde toevoegen voor de individuele patiënt. Het uitgangspunt daarbij is: "Niet meer meten om het meten." Zoals Sanne Ottens uitlegt: "Je wordt je bewust van welke indicatoren je wel inzet en welke niet, en hoe je de zorg afstemt op maat van de patiënt. We registreren alleen als een indicator waarde toevoegt voor de specifieke patiënt; het is niet meer alles meten om te meten. Zo registreren we decubitus bijvoorbeeld alleen nog bij risicopatiënten."

Een andere ‘ontregelactie’ bij Treant betrof de artsenvisite. Om de artsenvisite efficiënter en effectiever te organiseren, hebben specialisten en verpleegkundigen op twee afdelingen gezamenlijk de werkwijze onder de loep genomen. Zij maakten afspraken over de samenwerking en de rolverdeling tijdens de visite. Dit leidde tot een duidelijkere werkwijze, betere samenwerking en op één van de afdelingen zelfs een verkorting van de artsenvisite van ongeveer twee uur per dag. Daarnaast wordt de patiënt actief betrokken bij de artsenvisite, wat bijdraagt aan Shared Decision Making. Op basis van de positieve ervaringen onderzoekt Treant momenteel hoe deze werkwijze organisatiebreed kan worden ingevoerd.

Dijklander Ziekenhuis: ontregelen als ziekenhuisbreed criterium 

Noor Toet, accounthouder kwaliteit van het Dijklander Ziekenhuis, sprak over continu verbeteren en lean werken als dagelijkse kost voor ontregelen. “Ons doel is om regeldruk te verminderen om daardoor zorgprofessionals meer ruimte te geven voor professionaliteit en werkplezier. Concreet betekent dit per afdeling een opdracht om een project te realiseren met minimaal 10% tijdwinst te behalen in 2027.”

Daarvoor is een slag gemaakt van centrale aansturing naar decentraal. Tot nu toe zorgde een projectgroep en klankbordgroep voor het oppakken van ontregelacties. “Maar dat is beperkt op te schalen; het voelt als extra, en topdown. Dat is niet wenselijk, de wens was om ontregelen vanzelfsprekend te maken en afdelingen zelf te laten ontregelen. Een goed voorbeeld is onze aanpak om patiënten niet meer postoperatief na te bellen. Van iedere patiënt standaard nabellen, stapten we over op alleen bellen op verzoek van de patiënt. Dit scheelt ons 20 uur per maand per verpleegkundige.” 

“Lean en ontregelen hebben alles met elkaar te maken”

Als volgende stap om te werken aan bewustwording en inspiratie te geven, verbindt het Dijklander lean en ontregelen met elkaar. Noor Toet: “Lean en ontregelen hebben alles met elkaar te maken, en medewerkers zijn zich daar niet altijd van bewust. In de trainingen van de yellow en greenbelt is er nu ook aandacht voor ontregelen. In toenemende mate zullen we aan de afdelingen vragen om zelf een ontregelactie op te zetten of mee te werken aan een afdelingsoverstijgende actie. De centrale green belt-verbetercoaches en de trechter van verdunning worden ingezet."

Bekijk hieronder het ontregelcampagne filmpje van de NVZ.