Ontregel de zorg: samen slimmer werken aan meer tijd voor de patiënt

Rijnstate: Ontregelen kost tijd, maar levert WAT op

Nicole van der Meulen en Claudia van Woudenberg, het continu verbeterteam uit Rijnstate ontwikkelden een ziekenhuisbrede ontregelaanpak waarmee ze andere zorgorganisaties willen aanzetten tot navolging. Het landelijke Zinvolle Registratietraject (ZIRE) was voor het Arnhemse ziekenhuis aanleiding om ontregelen breed te verankeren in de bedrijfscultuur. “Neem regie, voorkom uitsterven, accepteer het als techniek niet meewerkt en probeer om te denken”, gaf Nicole van der Meulen als tips mee.

Na het experiment ZIRE en de komst van de Ontregelbus (2018-2020) startte Rijnstate in 2021 met een ziekenhuisbrede uitrol van de successen van het experiment. Een onderdeel hiervan was het verminderen van de registratie van zes indicatoren. De zes indicatoren (ondervoeding, delier, vallen, ADL, pijn en decubitus) worden sindsdien nog wel gemonitord, maar alleen geregistreerd als er afwijkingen zijn. 

In 2021 sloot de intensive care (IC) van Rijnstate zich aan bij een vervolg op het ZIRE-experiment en ontwikkelde samen met een aantal andere IC’s een kernset met kwaliteitsindicatoren specifiek voor de IC. Ook hier worden sindsdien pijn, delier, ondervoeding (SNAQ), valrisico en lijnsepsis niet meer standaard geregistreerd, maar alleen bij afwijkingen. De zorgzwaarte wordt helemaal niet meer geregistreerd. Het Veilig Incident Melden (VIM) is sindsdien beperkt tot incidenten met potentiële schade, de verplichte meldingen. Overige incidenten worden direct besproken op de IC en afgehandeld via een fysiek verbeterbord, zonder administratie of digitale systemen. 

“Ontregelen is niet alleen van de zorg, maar van het hele ziekenhuis: ook inkoop, facilitair en andere niet-medische afdelingen horen erbij”, benadrukte Nicole van der Meulen. In 2023 kreeg ontregelen in Rijnstate een nieuwe impuls met subsidie Ontregel de Zorg van VWS. Het continu verbeterteam organiseerde een themaweek met een opvallende campagne. De negen meter lange paarse opblaaskrokodil van De Zorgmakers hing in het atrium en hun Hamsterrad stond in het personeelsrestaurant. Inspirerende quotes, snack-sessies en bezoeken aan alle afdelingen leidden tot 120 ‘paarse krokodillen’: ideeën om onnodige regels in de organisatie te verminderen. 

Twee grote en vier kleine ontregeltrajecten leidde in december 2024 tot tijdswinst: 

1. Herhaalrecepten voor reumapatiënten worden nog maar één keer per jaar aangevraagd. Herhaalmedicatie staat automatisch klaar bij de stadsapotheek. Dit levert de reumatoloog en doktersassistent beiden acht uur tijdswinst op per week en voorkomt telefoontjes van patiënten naar ziekenhuis en apotheek.
2. Stomaconsulenten mogen nu zelfstandig consulten aanvragen, zonder eerst een e-mail te sturen naar de specialist. De patiënt krijgt hierdoor enkele dagen tot een week eerder een afspraak bij de dermatoloog.
3. De polikliniek dermatologie stroomlijnde het proces voor verbandmiddelen: één hoofdleverancier levert nu een keuze uit twee pakketten aan huis, met automatische aanvulling op de polikliniek. Dit levert ongeveer 2,5 uur per week uur op voor spreekuurassistenten. Het is bovendien patiëntvriendelijker, omdat de patiënt de verbandmiddelen automatisch en op tijd thuisbezorgd krijgt.

De resultaten laten zien dat ontregelen van zorg echt verschil maakt: tijdwinst, kortere wachttijden voor patiënten en meer werkplezier voor zorgprofessionals. Om dit breder te borgen, ontwikkelde Rijnstate een Ontregelworkshop die wordt ingezet om teams en collega’s te ondersteunen en te prikkelen om zelf aan de slag te gaan met ontregelen. “Ontregelen gaat niet vanzelf, kost tijd, maar levert ook WAT op (Werkplezier, Autonomie én Tijd)”, is de conclusie.

Zeeuws Ontregellab: samen leren schrappen 

Saskia Haegeman (beleid en verpleegkundige) en Tom Wullems (wijkverpleegkundige) uit ZorgSaam vertelden over de ontregeladviezen uit de regio Zeeland. Het Zeeuws Ontregellab ondersteunt alle organisaties in de regio om regels terug te brengen tot wat écht nodig is. Daardoor ervaren zorgprofessionals meer werkplezier en besparen zij tijd, die ten goede komt aan de patiënt en kwaliteit van zorg. “Soms weet niemand meer waarom een regel is ontstaan”, stelde Tom Wullems. 

Vanuit Zorg in Balans werken dertien organisaties voor ouderen samen. Vijf van deze organisaties werken nu samen als het Zeeuws Ontregellab,met als resultaat dat er 10.242 uur tijd is bespaard in de regio, onder andere door dubbele registraties te schrappen. Een voorbeeld is het afschaffen van de sleutelregistratie bij het openen van de opiatenkluis. Ook het registreren op papier is geschrapt bij toediening van een opiaat, aangezien er al een dubbelcheck wordt geregistreerd in Medimo. Tot beide initiatieven is besloten in afstemming met de geneesmiddelencommissie. 

In de trainingen van het Zeeuws Ontregellab krijgen organisaties uit de regio tools aangereikt, zoals de Trechter van Verdunning, om kritisch te kijken naar de noodzaak van interne regels. Eén voorbeeld is net zoals bij Rijnstate: moet je elke pijnscore noteren in het EPD? Voor trendanalyses kan het nuttig zijn, maar voor dagelijkse zorg is het vaak overbodig. Medewerkers leren in de training ook: wat is nu eigenlijk een 'echte regel'?   

“Ontregelen vereist investering van tijd die je uiteindelijk terugkrijgt als je ontregelt”, concludeerde Saskia Haegeman. “Focus vooral op haalbaarheid”. Verder zijn samenwerken, creatief zijn en doorzetten cruciaal. Voor ZorgSaam draagt ontregelen bij aan meer werkplezier, autonomie en professionele zeggenschap voor zorgprofessionals. En meer tijd en kwaliteit voor patiëntenzorg. Zo wordt de zorg passender, efficiënter en menselijker. 

Adviezen om te ontregelen

De sprekers van Rijnstate en ZorgSaam gaven tot slot als tips:

1. Draagvlak van management en medewerkers en stakeholders is cruciaal. Geef bevoegdheid, tijd en ruimte, en vertrouwen. Betrek stakeholders bij schrapsessies.
2. Denk om en wees creatief om technische beperkingen in systemen te omzeilen. Koppel terug wat er met input van zorgprofessionals gebeurt.
3. Neem regie, toon lef en visualiseer concrete resultaten: durft af te wijken van ziekenhuisbrede afspraken (bijvoorbeeld over inkoop) om lokaal verbetering te realiseren en benoem tijdswinst.

Zelf ontregelideeën?

Het Aanvullend Zorg- en Welzijnsakkoord (AZWA) zet ook aan tot terugdringen van 'verkeerde bedden' in de regio en tot vermindering van administratie voor machtigingen en inkoop & verantwoording. Heb je hiervoor ideeën? Klik op de link en geef ze door.

Meer informatie

Meer informatie over ontregelen in de medisch specialistische zorg vind je op Kennisnet (in de groep Ontregel de zorg).

De NVZ werkt in de IZA-AZWA Regiegroep Aanpak Regeldruk met FMS, NFU en V&VN aan de doelstelling maximaal 20% administratielast voor zorgprofessionals. NVZ werkt in het AZWA samen om landelijke koplopers van het Aktieleernetwerk zoals ZIRE en het Zeeuws Ontregellab te verspreiden.